Dobiega końca proces wdrażania Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miejskim w Bochni. Na grudzień zaplanowano audit certyfikujący, który w bocheńskim magistracie, przeprowadzi poznański oddział firmy TŰV Rheinland Polska. System podlega ciągłemu doskonaleniu, co potwierdzą audity nadzoru, które będą przeprowadzane raz w roku przez firmę certyfikującą.

Przypomnijmy – w dniu 4 lutego 2004 r. Burmistrz Miasta Bochnia Wojciech Cholewa oraz Prezes Zarządu Małopolskiej Agencji Doradczo Edukacyjnej (MADE) Sp. z o.o. w Krakowie – Jarosław Kmieć podpisali umowę dotyczącą wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) wg normy PN-EN ISO 9001:2001.

W tym samym dniu tj. 4 lutego br. Burmistrz Miasta Bochnia jako Kierownik Urzędu wydał zarządzenie w sprawie rozpoczęcia wdrażania SZJ w Urzędzie, zgodnie z opracowanym przez MADE harmonogramem. Aktem tym Burmistrz Miasta ustanowił Sekretarza Miasta – Renatę Dziedzic – Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością, a także powołał specjalny Zespół ds. Wdrożenia Systemu. W skład wspomnianego zespołu – oprócz Pełnomocnika ds. SZJ – weszli p.o. naczelnika Wydziału Ogólnego i Spraw Obywatelskich – Edyta Groblicka – Kuc oraz p.o. naczelnika Wydziału Promocji i Rozwoju Miasta – Robert Hołda.

Prace wdrożeniowe prowadzone są przy pomocy doradczej konsultantów z MADE – Jacka Radwana i Mariusza Trojaka. Głównym konsultantem sprawującym nadzór merytoryczny nad całością prac jest dr inż. Marek Rączka. Zgodnie z harmonogramem wdrożenie i certyfikacja SZJ w magistracie powinny być zakończone do końca grudnia br.

Po dokonaniu wstępnego przeglądu procesów w organizacji i wstępnym zdefiniowaniu powiązań międzyprocesowych, zespół przystąpił do prac związanych z określeniem misji, polityki i celów jakości, których efektem było opublikowanie przez Burmistrza Miasta Bochnia w dniu 23 lutego br. Polityki Jakości, której treść publikujemy poniżej.
POLITYKAJAKOŚCI.PDF

Na tym zakończył się I etap wdrażania, a zespół i konsultanci przystąpili do realizacji kolejnych etapów. W ramach etapu II ("Szkolenie pracowników") zrealizowano:
wstępne szkolenie dla kadry kierowniczej Urzędu z zakresu SZJ,
szkolenie Pełnomocnika SZJ i Zespołu ds. Wdrożenia Systemu w zakresie wdrażania, funkcjonowania i doskonalenia SZJ,
szkolenie informacyjne dla wszystkich pracowników Urzędu z zakresu SZJ,
szkolenie dla kadry kierowniczej Urzędu z zakresu kultury organizacji i zarządzania zmianami,
szkolenie dla wszystkich pracowników Urzędu nt. "Etykieta urzędnika a wizerunek Urzędu".

W ramach etapu III ("Organizacja systemu"):
zidentyfikowano procesy potrzebne w systemie i określono listę oraz tematykę procedur,
ustalono sekwencję procesów w organizacji i ich wzajemne powiązania, cele jakościowe, zadania i uprawnienia dla poszczególnych procesów,
opracowano, zatwierdzono i wprowadzono 15 procedur SZJ
przeprowadzono szkolenia wewnętrzne z zakresu stosowania wdrożonych procedur SZJ

W ramach IV i V etapu wdrożenia:
opracowano, zatwierdzono i wprowadzono "Księgę Jakości", której treść publikujemy poniżej
KSIĘGAJAKOŚCI.PDF [2,3 MB]
wybrano i przeszkolono auditorów wewnętrznych (spośród pracowników Urzędu)
przeprowadzono wewnętrzne audity jakości

Ostatni, VI etap wdrożenia SZJ w Urzędzie, to "Certyfikacja" (w grudniu 2004), w ramach której planuje się:
przegląd SZJ pod kątem gotowości do certyfikacji,
ustalenie i wdrożenie działań korygujących,
przeprowadzenie auditu wstępnego przez TŰV Rheinland Polska,
podjęcie poauditowych działań korygujących,
przeprowadzenie auditu certyfikującego przez TŰV Rheinland Polska.

Skuteczność wdrożonego w Urzędzie SZJ jest ciągle doskonalona, co odbywa się poprzez systematyczną realizację wytyczonych celów jakościowych, a także ciągłe nadzorowanie i analizę działań wynikających z Polityki Jakości. Temu celowi służą również plany poprawy jakości, w których określa się cele operacyjne Urzędu.